para que sirve una factura – conoce su importancia y sus características

Se define como factura a un documento que es un medio de prueba por el cual se pueden demostrar las acciones económicas, pero para ello estas tienen que tener un soporte de derecho ya que este es muy necesario para que así se cumplan los requisitos, en este artículo te detallaremos todo este tema, porque son importantes y para que sirve una factura

Ello significa que para el comprador o adquirente del bien o servicio no le serán aceptados los costos, deducciones e impuestos descontables que pretendan soportarse con las facturas expedidas, sin el lleno de los requisitos legales por parte del obligado a facturar.

para que sirve una factura

Tal y como hemos adelantado, la factura es el justificante que acredita que una operación comercial se ha realizado correctamente.

Es la prueba que demuestra que se ha producido un servicio por el que se ha cobrado una cantidad determinada.

A su vez, para la empresa es un justificante fiscal que detalla a Hacienda cada ingreso percibido y cada gasto soportado, entre los que se incluyen los impuestos correspondientes al servicio prestado, por ejemplo el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

Un gasto que no se acredite en una factura no es un gasto a efectos tributarios. Y a eso habrá que añadir que no podrá incluirse dentro de la contabilidad de la empresa.

Un dato básico: el vendedor ha de presentarla si quiere exigir un pago no realizado. Toda empresa o autónomo está obligado a emitir facturas.

Además, también es esencial en cualquier servicio post-venta, pues es imprescindible para efectuar una devolución o una reclamación (tanto por parte del que vende como del que compra). Digamos que es justificante y garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre ambas partes.

-Factura electrónica

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la fa

-Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.

Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

-Ventajas de la factura electrónica

  • eliminar costes de impresión y envío postal
  • facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas
  • reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento
  • Beneficios específicos de la factura electrónica son:
  • acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
  • reducir errores humanos
  • mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
  • facilitar la lucha contra el fraude;
  • subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión

Cuáles son las funciones generales de la factura

  • Garantizan el ingreso al Estado del impuesto -IVA- o del impuesto al consumo pagado en el precio final de un producto.
  • Prueban la posesión de un bien o de un servicio.
  • Permiten la solicitud de cambio en caso de resultar defectuoso el producto.

De esta manera, se evita que el vendedor retenga para sí mismo la totalidad del IVA ya incluida dentro del precio final del producto y que el impuesto que estamos pagando por el producto adquirido, ingrese efectivamente al Estado

-Características factura electronica

La emisión se realiza desde los sistemas desarrollados por el contribuyente, por lo que no necesita ingresar a la web de la SUNAT.

Es un documento electrónico que tiene todos los efectos tributarios del tipo de comprobante de pago FACTURA (sustenta costo, gasto, crédito fiscal para efectos tributarios).

La serie es alfanumérica de cuatro dígitos comenzando con la letra F.

La numeración es correlativa, comienza en 1 y es independiente a la numeración de la factura física.

Se emite a favor del adquiriente que cuente con RUC, salvo en el caso de las facturas electrónicas emitidas a sujetos no domiciliados por las operaciones de exportación.

No se puede utilizar para sustentar el traslado de bienes.

La autenticidad de los documentos electrónicos emitidos desde los sistemas del contribuyente se puede consultar en el portal web de la SUNAT.

para que sirve una factura

tipos de facturas

  • Factura rectificativa

Cuando hemos cometido algún error y tenemos que solucionarlo, haremos una factura rectificativa. Errores como enviarla a la persona equivocada, o equivocarnos en la cantidad

  • Factura simplificada

Es, para que se entienda perfectamente, el ticket de toda la vida. Es decir, no habrá la información fiscal de ambas partes. Diferencia entre factura y ticket.

  • Factura ordinaria

Es, en palabras sencillas, la factura “normal”  La que usamos para justificar cualquier actividad económica. Con las diferentes partes que tiene que contener. Cómo hacer una factura

  • Factura proforma

Son para ofertas comerciales y muy utilizadas en el comercio internacional. Las haremos antes de concretar una venta, por eso no tiene valor contable, pero sí sirve para justificar la actividad o el servicio prestado.

Es por ello que no requerirá de una numeración, ni la necesidad de firmarlas o sellarlas. Dicho de otra forma, es como si fuera un presupuesto que le hacemos a nuestro cliente esperando a que lo aprueba y podamos convertirlo a factura.

Sin embargo, la factura proforma tiene mayor validez jurídica a la hora de justificar gastos e inversiones.

  • Factura recapitulativa

Este tipo de factura se emite para agrupar diferentes operaciones que dirigimos al mismo cliente, de forma que sea una única factura pero con todas las facturas correspondientes a un periodo, dentro de un mismo mes natural.

La mayoría de veces se agrupan albaranes o presupuestos y si hablamos de facturas ya emitidas, al hacer la factura recapitulativa tendrá valor siempre y cuando anulemos todas las anteriores. Deberemos emitirlas antes del día 16 del mes siguiente al que corresponden.

  • Factura electrónica

Es exactamente el mismo tipo de factura que una factura en papel. En enero del 2013 se le dio el mismo tratamiento. Es por eso que deberá contener todos los datos obligatorios que deben constar en una factura.

tipos de facturas

caracteristicas de una factura

  • Número:

La factura ordinaria incluye una numeración propia de cada serie correlativa.

  • Fecha de su expedición:

Este tipo de factura muestra la fecha en que se hayan realizado las operaciones que se documenten o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre y cuando se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

  • Nombre y apellidos:

La factura ordinaria debe contener la razón o denominación social completa, tanto del obligado a su expedición como del destinatario de las operaciones.

NIF atribuido por la Administración tributaria española y NIF del destinatario: la factura debe incluir documento nacional de identidad del obligado y del destinatario o, en su caso, documento de cualquier otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir factura.

  • Domicilio:

La factura debe indicar el domicilio tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

El tipo impositivo o tipos impositivos, aplicados a las operaciones, es decir, la cuota tributaria o, en su defecto, indicación de que la operación está exenta de impuestos con referencia a las disposiciones que así lo regulen.

Características de los medios de transporte de entrega: fecha de su primera puesta en servicio, distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega, etc.

Debe especificarse por separado la parte de la base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura.

caracteristicas de una factura

que es la factura proforma

La factura proforma es un documento informativo que equivale a un presupuesto u oferta comercial. Contiene los detalles que posteriormente se incluirán en la factura definitiva.

Cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar.

Pero su validez legal tan solo tiene efectos entre comprador y vendedor, en virtud de los pactos acordados.

La factura proforma suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación o a modo de oferta de venta

Puedes emitir facturas proforma para que tu cliente se documente de los detalles del producto o servicio que te demanda. Si llegáis a un acuerdo, tan solo habrás de convertir esa factura proforma en ordinaria.

-Requisitos de la factura proforma

El requisito más importante de la factura proforma es que se debe mencionar de forma específica su naturaleza de “proforma”. Además de llevar una serie numérica diferente a la principal de facturación con el fin de evitar confusiones.

Por lo demás, la factura proforma suele contener la misma información que una factura normal:

  • Descripción de la operación (producto o servicio, cantidad y precio unitario)
  • Base imponible
  • Cuota de IVA
  • Precio total
  • Fecha
  • Identificación del emisor y del destinatario

 

-Objetivo de la factura proforma

La factura proforma es un documento provisional que emitirás con el fin de que tu cliente tenga toda la información detallada sobre los servicios o productos que le facturarás si llegáis a un acuerdo comercial.

Recuerda que la factura proforma no puede utilizarse a efectos fiscales ni como justificante de pago.que es la factura proforma

ejemplo de factura comercial

La factura comercial internacional es un documento clave en el comercio exterior, quizá el más importante a la hora de realizar una operación exterior, ya sea de exportación o de importación.

En él se incluye la información relativa a una venta internacional, como el concepto, la cantidad, importe, impuestos, condiciones de entrega y demás gastos que genere la venta de productos o servicios.

Además de datos puramente comercial o contable, este tipo de factura  forma parte de la declaración aduanera en origen y destino (necesario en operaciones no comunitarias) y contiene información relevante a efectos fiscales, pues mediante ella el importador declara ante la autoridad fiscal de su país aspectos esenciales, entre otros identifica el destinatario, el importe a abonarle y la forma de pago.para que sirve una factura

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